Una factura mal emitida se puede rectificar, pero cuesta tiempo y, si tu cliente la usa para deducir el IVA, puede acabar en una discusión incómoda. La buena noticia es que el contenido obligatorio está tasado: si esos campos están, la factura es válida.
Datos obligatorios de una factura completa
- Número y, si usas series, la serie correspondiente, con numeración correlativa dentro de cada serie.
- Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
- Nombre o razón social, NIF y dirección de quien emite y de quien recibe.
- Descripción de los bienes o servicios, con la base imponible desglosada.
- Tipo de IVA aplicado y cuota resultante; si hay varios tipos, cada uno por separado.
- Retención de IRPF cuando proceda, habitual en profesionales que facturan a empresas.
- Total a pagar y, muy recomendable, forma de pago y vencimiento.
Los errores que más vemos
- Saltos en la numeración: si anulas una factura, emite una rectificativa en lugar de borrar el número.
- NIF incompleto del cliente, sobre todo con clientes intracomunitarios.
- Aplicar IVA a operaciones exentas sin indicar el motivo de la exención.
- Olvidar la retención de IRPF en los primeros años de actividad cuando se aplica el tipo reducido.
- Descripciones genéricas tipo «servicios profesionales»: conviene concretar el trabajo y el periodo.
Factura simplificada: cuándo puedes usarla
La factura simplificada, lo que solemos llamar ticket, se puede usar en operaciones de importe reducido y en determinados sectores como hostelería o comercio minorista. No sirve si el cliente necesita deducir el IVA y pide una factura completa con sus datos fiscales.
En CuentaGo las facturas se emiten desde una plantilla que incluye todos los campos obligatorios y avisa si falta un NIF o si la numeración se rompe. La revisión final y el envío al cliente los haces tú.