1. Elige el momento: principio de trimestre
Lo más limpio es cambiar el 1 de enero, abril, julio u octubre. Así el trimestre anterior se cierra con quien lo llevaba y el nuevo empieza entero en el programa, sin partir la contabilidad por la mitad.
2. Pide tus datos a la gestoría por escrito
Tienes derecho a tu documentación. Solicita por email: libros de registro de facturas emitidas y recibidas, últimas declaraciones presentadas (303, 130, 111, 390, 190), amortizaciones en curso y el balance de sumas y saldos si eres sociedad.
3. Comprueba qué queda pendiente
Antes de despedirte, confirma quién presenta el trimestre en curso y quién hará la Renta o el Impuesto de Sociedades del ejercicio anterior. Es el punto donde más gente se queda a medias.
4. Carga los saldos de partida
Introduce las facturas pendientes de cobro y de pago, el saldo bancario a fecha de inicio y las amortizaciones que sigan vivas. Con esto tus informes cuadran desde el primer día.
5. Conecta el banco y las plataformas
Sincroniza las cuentas por PSD2 y, si vendes online, conecta la tienda. A partir de aquí los movimientos entran solos y solo tienes que emparejarlos con su justificante.
6. Haz un trimestre en paralelo
El primer trimestre, compara el borrador que genera el programa con lo que habría salido antes. Si cuadra, ya puedes prescindir de la doble contabilidad. Si no cuadra, has descubierto el error en el mejor momento posible.
7. Decide qué delegas a partir de ahora
Muchos negocios se quedan en un modelo mixto: el día a día en el programa y una revisión anual con asesor. Es más barato que la cuota completa y más seguro que ir solo.
Documentos que debes tener en tu poder
- Libros de facturas emitidas y recibidas del ejercicio en curso y del anterior.
- Copia de los modelos presentados: 303, 130 o 131, 111, 115, 390, 190 y 347.
- Certificados de retenciones que te hayan practicado tus clientes.
- Cuadro de amortizaciones de tus bienes de inversión.
- Si eres sociedad: balance de sumas y saldos y cuentas anuales depositadas.
Antes de decidir
Cambiar no siempre es lo mejor. Si tu negocio tiene nóminas complejas, operaciones intracomunitarias frecuentes o una estructura societaria, el software te ahorra el día a día pero seguirás necesitando criterio profesional. Puedes verlo con números en la calculadora de coste y con argumentos en la comparativa gestoría o software.
Preguntas frecuentes del cambio
¿Puedo cambiar en mitad del trimestre?
Sí, pero tendrás que introducir a mano las facturas del trimestre ya emitidas para que el borrador salga completo. Si puedes esperar al inicio del siguiente trimestre, el proceso es bastante más cómodo.
¿La gestoría está obligada a darme mis documentos?
Tu documentación contable y fiscal es tuya. Lo habitual es que la entreguen sin problema si lo pides por escrito y no hay facturas pendientes de pago. Guarda el email de la solicitud por si acaso.
¿Me ayudáis con la migración?
Sí. El soporte importa tus facturas y movimientos desde Excel, CSV o desde tu programa anterior, y revisa contigo los saldos de partida. Está incluido en la suscripción, sin coste de alta.
¿Y si me arrepiento?
No hay permanencia. Puedes exportar en cualquier momento tus facturas y libros de registro en PDF y en Excel para llevártelos a otro programa o a otra gestoría.
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